Другие услуги

Архивное хранение документов

Чтобы сохранять большое количество документов, необходим специально оборудованный архив. В идеале это вообще должно быть специально построенное здание. К сожалению, такие условия – большая редкость. Многие организаций производят архивное хранение документов в обычных помещениях, хоть как-то приспособленных под это.

Оборудование отдельного архива для многих организаций невозможно по ряду причин:

Однако процедура архивирования обязательна для всех. Причем, если они не имеют исторической ценности, то обеспечивать их сохранность необходимо за свой счет. Требование это накладывает серьезную ответственность на руководителей организаций и должностные лица, ответственные за архивное хранение документов. Ведь по стандартам помещение для такого рода действий должно быть не только оборудовано соответствующей мебелью, причем с приспособлением для опечатывания.

В этом помещении должна быть пожарная сигнализация, вентиляция и отсутствовать магистральные трубы водо- и газопровода. Кроме этого, в должен быть запасной выход.

Саму документацию необходимо хранить в составе дел, а чтобы обеспечить оперативную работу с ней, эти дела нужно каталогизировать. Доступ ко всему архиву должны иметь только сотрудники архива и их руководство, и любой документ можно выдавать только под роспись, и на срок не более, чем один рабочий день.

Бывает и так, что количество бумаг велико настолько, чтобы занимать много места, но при этом документации явно недостаточно, чтобы выделять под нее отдельный архив и специально обученных сотрудников.

Обилие сложностей и расходов на организацию архивного хранения документов делает услугу депозитарного (внеофисного) хранения документов, а также услугу по созданию электронного архива крайне необходимыми. Такая процедура позволяет не только избежать внушительных расходов, но и освободить площади, которые занимают документы в офисе. При этом возможность доступа ко всем документам сохраняется.